Każde przedsiębiorstwo, niezależnie czy duże, czy te jednoosobowe do swojej rejestracji potrzebują adresu, w którym przedsiębiorstwo ma mieć swoją siedzibę. Nie może to być jakiś tam adres. Im biuro jest położone bliżej centrum tym lepiej. Prestiżowy adres biura to wartość dodana dla każdej firmy. Można zauważyć, że największe przedsiębiorstwa mają umiejscowione swoje biura w najdroższych i najlepszych miejscach, blisko centrum, odpowiednio skomunikowanych. To dla kontrahentów wyraźny znak, że firma liczy się na rynku.
Jak można się łatwo domyśleć biura w takiej lokalizacji generują bardzo wysokie koszty. Zakup powierzchni biurowej w najlepszych miejscach, czy też jej wynajęcie to koszt, który przekracza możliwości większości firm znajdujących się na polskim rynku. A to początek kosztów, gdyż doliczyć trzeba czynsz za biuro, koszty jego wyposażenia, czy też zatrudnienia osób do obsługi tego biura. Jest jednak możliwość, by przy niewielkich kosztach móc zarejestrować swoją firmę w bardzo atrakcyjnym miejscu. Taka możliwość istnieje dzięki usłudze wirtualnego biura.
Instytucja biura wirtualnego pozwala na zarejestrowanie swojej firmy bez konieczności wynajmowania czy kupowania fizycznej przestrzeni biurowej. Firma korzystająca z takiej usługi zdobywa prestiżowy adres, a także liczne dodatkowe usługi świadczone przez wynajmującego. Wynajem biura wirtualnego jest bardzo popularny pośród małych i średnich przedsiębiorstw, szczególnie tych, które do swojej działalności nie potrzebują fizycznej przestrzeni do kontaktów ze swoimi kontrahentami, pracują w zaciszu swoich domowych pieleszy, lub tez chcą zachować daleko posuniętą anonimowość, przy jednoczesnym posiadaniu bardzo atrakcyjnego adresu swojej firmy.
Biuro wirtualne można wynająć w większości dużych miast, w najlepszych ich lokalizacji. Przykładem może być toruńskie biuro wirtualne, będące własnością toruńskiej firmy Pollyart. Biuro jest położone przy ulicy Mickiewicza 11, w bardzo atrakcyjnej lokalizacji, w pobliżu toruńskiej starówki. Pod tym adresem znajduje się zabytkowa kamienica, co podnosi prestiż oferowanego adresu. Oczywiści w ramach wynajmowania wirtualnego biura, Pollyart oferuje szereg dodatkowych usług, związanych z jego prowadzeniem. Pracownicy firmy Pollyart zapewniają nie tylko profesjonalną pomoc w prowadzeniu biura, ale również oferują możliwość wynajęcia sali konferencyjne, gdzie można przyjąć kontrahentów, spotkać się z kontrolującymi urzędnikami, czy też po prostu przeprowadzić szkolenia, wideokonferencję. Bardzo ważne jest to, że Pollyart jest właścicielem pomieszczeń, gdzie znajduje się agencja i pod którym można zarejestrować firmę. Nie ma więc obaw, że umowa wynajęcia biura wirtualnego zostanie nagle zerwana, bo firmie wynajmującej ktoś z kolei wypowiedział umowę. Pollyart swoim klientom oferuje trzy abonamenty, które określają zakres podejmowanych przez firmę czynności. Jednakże dla każdego przedsiębiorstwa, który w agencji wynajmie biuro wirtualne, pracownicy biura przygotują wizytówkę Google. Dzięki tej usłudze nowopowstała firma będzie widoczna nie tylko w wyszukiwarce Google, ale również w usłudze Google+. Taka usługa będzie budowała zaufanie wśród klientów, gdyż jak wskazują badania, znakomita większość potencjalnych klientów szuka informacji o kontrahentach w sieci. Dla nich firmy, których nie ma w sieci, nie istnieją.
Wynajęcie biura wirtualnego przynosi dla firm same pozytywy. Pozwala na oszczędności związane z brakiem fizycznego biura, a co za tym idzie kosztów jego utrzymania i prowadzenia. po drugie pozwala nawet niewielkiej formie rejestrację w bardzo atrakcyjnej lokalizacji co już na starcie pozwala na podniesienie prestiżu firmy. Kolejnym plusem jest elastyczność działania – można prowadzić firmę z każdego miejsca, a cała poczta będzie trafiać na wskazany adres, lub też bezpośrednio na skrzynkę mailowa firmy. Ponadto trudno nie docenić również anonimowości, jaką zapewnia wynajmowanie biura wirtualnego. Trudno doszukać się z kolei minusów korzystania z takiej usługi, bo takiej nie ma.