Archiwizacja dokumentów to jeden z obowiązków, o którym nie może zapomnieć żadna firma. Bez jasnego uporządkowania trudno będzie przestrzegać obowiązujących przepisów. Dziś sprawdzamy, na co warto zwrócić uwagę, gdy powierzamy to zadanie specjalistom.
Na czym polega archiwizacja dokumentów w Warszawie?
Przeważnie usługodawcy, działający w tej branży, np. firma EkoAkta, oferują kompleksową usługę, która obejmuje:
- kwalifikację akt
Archiwizacja dokumentów w Warszawie służy m.in. zakwalifikowaniu akt do właściwej kategorii A lub B. - opracowanie dokumentacji
Na tym etapie archiwizacja danych polega na przyporządkowaniu akt do odpowiedniej grupy rzeczowej. - porządkowanie
Firmy, działające w tej branży, zajmują się też uformowaniem chronologicznym akt klienta. W tym celu wykorzystują segregatory, pudła, teczki itp. - oznaczenie akt
Dzięki takim oznaczeniom jak nazwa instytucji i komórki, archiwum staje się funkcjonalne. - właściwą archiwizację
Specjaliści nadają każdemu z dokumentów termin przechowywania, a następnie akta zostają umieszczone w pudłach. Eksperci zajmują się także brakowaniem akt.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów – do kogo kierowana jest taka usługa?
Obowiązek archiwizacji spoczywa na każdym podmiocie, toteż w tym przypadku nie ma znaczenia, w jakiej branży działa firma. Ta różnorodność przekłada się bezpośrednio na profil klientów usługodawców, zajmujących się archiwizacją danych. Wśród nich znajdziemy zarówno mniejsze podmioty, jak i większe firmy.
Archiwizowanie dokumentów w Warszawie a bezpieczeństwo
Archiwizacja danych musi przebiegać z uwzględnieniem podstawowych zasad bezpieczeństwa. To złożony proces, dlatego należy precyzyjnie zatroszczyć się o to, żeby do akt miały dostęp tylko upoważnione jednostki. Archiwizacja dokumentacji i danych może dotyczyć dokumentacji medycznej, księgowej czy pracowniczej. W każdym z tych przypadków proces musi zostać zabezpieczony w taki sposób, aby realizowane były w pełni postanowienia RODO.
Nie tylko archiwizacja dokumentacji – czym jeszcze zajmują się specjaliści?
Archiwizacja dokumentów i danych w Warszawie to tylko jedna z wielu usług, kierowanych do przedsiębiorców ze stolicy i okolicy. Codzienną działalność firm wspierają także inne formy pomocy: utylizacja, przechowywanie i skanowanie dokumentów.
Archiwizowanie danych – z jakimi konsekwencjami musimy się liczyć, jeśli zaniedbamy ten obowiązek?
Jeśli archiwizowanie dokumentów przeprowadzimy niestarannie lub całkowicie pominiemy ten krok, narażamy się na problemy prawne oraz na grzywny.
Źródło: Ekoakta.pl