Przed każdą firmą, decydującą się na digitalizację swoich zasobów, stoi kolejny obowiązek – właściwe zabezpieczenie tych danych. W dobie cyberataków oraz przypadków zawodności sprzętu (nawet najbardziej zaawansowanych modeli), bardzo ważne staje się zaplanowanie strategii ochrony danych.
Co ze zdigitalizowanymi informacjami?
Przede wszystkim trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że przechowywanie informacji na komputerach, wykorzystywanych do codziennej pracy jest niepraktyczne i niebezpieczne. Umowy, faktury i inna cenna dokumentacja może zajmować dużą część na dysku i spowalniać procesy zachodzące w urządzeniu. W dodatku, przechowywanie dokumentów na sprzęcie mającym nieprzerwany dostęp do internetu to ogromne ryzyko. Co więc należy zrobić z takimi danymi? Odpowiedzią jest profesjonalna archiwizacja danych.
Jak zarchiwizować informacje?
Proces jest złożony i obejmuje kilka działań. Po pierwsze, dane, które aktualnie są na komputerze, należy przegrać na zewnętrzne nośniki. Kolejnym krokiem jest zebranie tych oraz innych nośników, przechowywanych na terenie firmy, a następnie stworzenie z nich uporządkowanego, elektronicznego archiwum. Trudność polega na tym, że nierzadko pliki nie tylko mają różny format, ale zapisane są też na różnych nośnikach. Aby zrobić to sprawnie I, przede wszystkim, dokładnie, potrzebne są profesjonalne oprogramowania i dobry sprzęt. Oprócz tego trzeba oczywiście dysponować ogromną ilością czasu i sporymi pokładami cierpliwości. Archiwizacja danych elektronicznych to specyficzne zajęcie. Nie ma tu miejsca na pomyłki albo niedopatrzenia. O takie potknięcia jednak nietrudno, jeśli zadaniem zajmuje się niewyspecjalizowana osoba.
Dlaczego warto zdecydować się na usługę specjalistów? Kilka słów o profesjonalnej archiwizacji danych
- Oszczędność czasu
Specjaliści działają sprawnie, co oznacza, że po zleceniu prac niezwłocznie zajmą się naszym zleceniem i możliwie najszybciej dokonają precyzyjnej archiwizacji danych.
- Możliwość skorzystania z profesjonalnej wiedzy
Rzetelna firma ma doświadczenie, które pozwala jej na uporządkowanie danych w zrozumiały, czytelny i funkcjonalny sposób.
- Scentralizowany dostęp do danych
Dobra archiwizacja danych znacznie ułatwia dostęp do poszczególnych informacji. Często wystarczy kilka kliknięć, żeby zyskać wgląd w interesujący nas dokument.
- Elastyczność
Poważany usługodawca obsługuje różnorodne nośniki, w tym płyty CD-ROM lub DVD-ROM, taśmy magnetyczne, MOD, WORM. Powierzając mu zadanie archiwizacji danych elektronicznych, możemy być pewni, że, dzięki dobremu przygotowaniu, będzie w stanie dopasować się do potrzeb naszego przedsiębiorstwa.
Bezpieczne przechowywanie danych elektronicznych
Profesjonalna archiwizacja połączona jest często z usługą przechowywania danych elektronicznych. To również wiąże się z szeregiem korzyści. Przede wszystkim, przechowując dane w swojej firmie, musimy liczyć się z różnorodnym ryzykiem. Nośniki mogą się zniszczyć lub osłabić na skutek przeoczeń czy sytuacji losowych np. awarii może ulec klimatyzacja, lub ktoś może się włamać do biura. Oczywiście, jako przedsiębiorstwo możemy wdrożyć pewne procedury bezpieczeństwa, która pozytywnie wpłyną na ochronę firmowego mienia. Nie będziemy jednak w stanie zapewnić takiej ochrony, jaką proponują profesjonaliści, chyba że zdecydujemy się ponieść duże inwestycje. W ogólnym rozrachunku poniesienie niemałych wydatków na zwiększenie zabezpieczenia biura po to, żeby ochronić kilka nośników, nie jest opłacalną decyzją.
Firmy, oferujące archiwizację danych i ich przechowywanie dysponują specjalnie przygotowanymi pomieszczeniami. Panują w nich optymalne warunku – dotyczy to zarówno systemów ochrony, śledzenia nośnika (system kodów kreskowych), jak również warunków związanych z temperaturą i wilgotnością. Jedną z firm, oferujących takie kompleksowe usługi jest przedsiębiorstwo Rhenus. Powierzenie opieki nad cennymi zasobami danych rzetelnemu podmiotowi pozwoli nam w pełni skupić się na bieżących procesach i zyskać kojąca pewność, że naszymi danymi elektronicznymi zajmuje się profesjonalny usługodawca.